交通費清算で行う宿泊費

ビジネスで宿泊するときに利用するところとしてはビジネスホテルがあります。安さを売りにしているところが多いですが、全国チェーンのところだと室内もきれいになっていて安さ以上の価値のサービスを受けることができます。出張で宿泊をするときには、当然この費用がかかることになりますから、一旦立替をしてその後に請求をします。交通費清算においては、出張をした時の宿泊費があります。宿泊した施設において領収書を発行してくれますから、それを元に行います。少し気が利いたところでは、商品券やクオカードを宿泊費に含めてくれることがあります。その分も含めて申請をすれば、浮かすことができるようになっているのです。いくら安いところでも会社が全て出してくれるのであれば利用者は安いところでなくても良くなります。何らかのサービスがあるところを利用するでしょう。


交通費清算で宿泊費が渡し切りの場合

個人が使った経費においては、渡し切り制度を使う場合があります。これは、常に一定金額を経費と認めるものです。それ以上使ったりそれ以内に収めるかはその人の判断になります。会社としてはそのことが起きたときに常にその金額のみを支払うことになっています。ある程度固定的に発生することについて渡し切りにすることがあります。交通費清算において、ある会社では宿泊費について渡し切りになっていました。役職者によって異なり、平社員が6千円、係長が7千円、社長になると1万5千円ぐらいです。東京は物価が高いことから地方から東京に行く場合は千円ずつアップするなどの決まりをつけることもあります。基本的には領収書を元に支払うわけではないので領収書の添付は不要ですが、宿泊した証明としてつけさせることがあります。それに従うようにしなければいけません。


交通費清算を1円単位で行う必要性

4月より増税に伴い、交通費清算のやり方に悩みを持つ企業も多いと思います。なぜならば、増税後は各鉄道会社で増税に対しての料金の取り決めが異なるからです。現金で交通費を払う場合は多くの鉄道会社は10円単位で値上がりしています。しかし、現金以外の清算の場合は、鉄道会社によっては1円単位で行っているところもあります。例えば、現金では330円ですが、ICカードなどでの場合は324円になるという事です。企業の交通費清算は、社員が現金を使用したのか、ICカードを利用したのか把握するのは困難です。また、自己申告制にしても、処理を行う経理の人間は大変な作業を強いられます。社員に不当利益をさせたくない場合は1円単位で清算処理を行うのが良いです。経理の人件費を考えるのであれば、現金で支払う事を前提にした交通費清算方法で運用するのが良いと思います。

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